CONVENTION
コンベンション
誠和企画はコンベンションの
プロフェッショナルです
弊社はコンベンションのプロフェッショナルであり、イベントの成功に向けた包括的なサポートを提供しています。私たちは経験豊富なチームと幅広いネットワークで、クライアントとの緊密なコミュニケーションを行い、ニーズや要望に合わせてカスタマイズされたソリューションを提案します。
私たちのチームは、コンベンションを共に成功に導くパートナーとしてクライアントとの緊密な協力関係を築きながら、イベントの成功に全力を注いでいます。常に変化する市場動向を把握し、革新的なアイデアと創造力をもって、クライアントの要望に応えます。
誠和企画のコンベンション
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point 01
成功に導くトータルサポート
弊社では企画立案から運営、事後フォローまで事業全体一貫してトータルサポートいたします。そのため、クライアントのニーズに合わせた柔軟なカスタマイズが可能であり、国内外のコンベンション成功に向けた包括的なサポートを提供しています。
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point 02
自社完結型の幅広いサービス
幅広い分野でのサービス提供や、自社完結型の業務で低コストを実現いたします。よりよいコンベンション開催の実現を求めるが故に嵩みがちな支出を抑え、リスクを最小化しつつ、高品質なサービスを提供いたします。来場者・主催者の双方が満足できるようなコンベンションの開催を目指します。
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point 03
浜松に特化した地域連携サポート
浜松に根付いている弊社だからこそのネットワークを活かし、会場手配や交通アクセスの最適化、地域の協力業者との連携など、スムーズな開催の為のサポートが得意です。また、地元の観光情報やグルメ情報、交通案内など、参加者の快適な滞在と地域の魅力を最大限に生かすための情報提供を行います。
サービス内容
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コンベンションの企画・運営
企業や団体のコンベンションの企画・運営を支援します。コンベンション全体の総合的な運営を行います。
- 会場の手配・セットアップ
- プログラムの設計と組織
- スピーカーやパネリストの手配
- 参加者の受付・登録
- プロジェクトマネジメント
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参加者管理とサポート
参加者の管理と登録プロセスをサポートします。参加者の満足度向上に向けた様々なサービスを提供します。
- 参加者の登録フォームの作成
- 登録データの収集
- 支払い処理の管理
- 参加者の問い合わせ対応や・情報提供
- 資料・ネームタグの準備
- 参加者間のネットワーキング促進
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プログラムの企画と運営
コンベンションでは、参加者に有益なプログラムを提供することが重要です。講演やセミナー、パネルディスカッション、ワークショップなどのプログラムを企画し、適切な講師や専門家を招聘します。
- プログラムの運営
- スケジュール管理
- 参加者の案内・誘導
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誘導計画・看板の設置
参加者が快適な体験ができるよう環境を整え、記憶に残るような魅力あるコンベンションを目指します。
- 参加者の誘導計画・警備計画
- 各種看板や会場装飾の製作・設営・撤去
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テクニカルサポートとAV管理
現場に必要なテクニカル技術およびAVサポートを提供します。設備や専門知識を駆使して、スムーズなプレゼンテーションや視覚的な効果を実現します。
- 音響、照明、映像、舞台装置などの演出サポート
- ウェブストリーミングやオンラインの技術サポート
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マーケティングとプロモーション
コンベンションの成功には適切なマーケティングと広報活動が欠かせません。参加者の獲得・コンベンションの露出をサポートします。
- プロモーションや広告
- SNS活用
- メディア連携
- プレスリリースの作成・メディア対応
コンベンションの種類
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国際会議
2か国以上の人が集まり、特定のテーマや目的を持って行われる国際会議です。
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学会・学術集会・学術大会
学術研究や学会活動を目的としたコンベンションです。各学術分野の研究者や専門家が集まり、最新の研究成果の発表や意見交換を行います。
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産業・商業展示会
産業やビジネス関連の展示会や見本市もコンベンションの一種です。企業や業界が新製品やサービスを紹介し、ビジネスの促進や情報交換を図る場として開催されます。
ワークフロー
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01
2年前~1年半前
実行委員会・事務局の設立
- 実行委員会…実行委員長、会計、広報、展示、プログラム、出版などの各担当
- 事務局…進行管理、問い合わせ窓口など
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02
2年前～1年前
実施計画の作成
- 学会の名称、プログラム構成、開催会場、開催日程の決定
- 参加人数の決定と宿泊施設の確認
- 収支予算案の作成と銀行口座の開設
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03
1年前
関連機関などへの告知、印刷物制作の着手
- 講演者やシンポジストの選定や手配
- 関連機関などへの告知や、協賛・後援・広告依頼
- 公式サイトの制作&開設、印刷物の制作
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03
6ヵ月前～1ヵ月前
参加者登録、会場のレイアウト決め
- 開催会場の下見、レイアウトを決め使用計画を作成
- 当日の人員配置、マニュアル作成、誘導・輸送計画
- 参加者受付登録
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05
1か月前～前日
会場・手配などの最終確認
- 関係者との最終打ち合わせと確認
- 実行委員内部の最終打ち合わせと確認
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06
コンベンション当日
- 参加者、講師・来賓対応
- イベントの進行管理、技術サポートとAV管理
- セッションとプログラムの実施
- 撤収作業
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07
終了後
- 礼状の発送
- 各種清算・収支決算書の作成
- 実行委員会の反省会、引継ぎなど
CONTACT
お問い合わせ
ニーズや要望に合わせてカスタマイズされたソリューションを提案します。
FAQ
よくある質問
コンベンションの準備にどれくらいの時間がかかりますか？
コンベンションの準備には、規模や内容によって異なりますが、通常は数ヶ月から数年の準備期間が必要です。大規模な国際会議の場合、会場の手配、プログラムの企画、講演者の招聘、スポンサーの獲得、参加者の募集など多くのタスクがあります。計画的な準備とスムーズなコミュニケーションが重要です。
コンベンション開催で一般的に行われる展示会やポスター展示の会場設営業務単体での発注は可能ですか？
可能でございます。弊社では大会を一貫したトータルプロデュースも行っていますが、会場設営、看板製作、人材派遣など、単体でのサービスの提供も行っております。お客様のニーズに合わせたサポートが可能ですのでまずはご相談ください。
コンベンション開催で必要な備品レンタルは可能ですか？
可能でございます。各種会議や、セミナー、講演会、展示会などに必要な備品を取り揃えております。市内開催であれば備品によっては当日にご用意することも可能です。また備品の設置・撤去も承ります。
大会開催の記念ノベルティの製作は可能ですか？
催事にお越しいただくお客様や来場者様向けの手土産・贈答品をオリジナルデザインで製作できます。また、浜松にちなんだノベルティグッズも取り揃えております。ご来場いただいたお礼として、感謝の気持ちを伝える品としてご利用ください。
懇親会などアトラクションの手配は可能ですか？
可能でございます。地域の協力業者と連携し、浜松にちなんだコンセプトの懇親会やアトラクションをご用意いたします。浜松ならではのパフォーマンスや、地元食材を使ったケータリングサービスなど、国内外からお越しの参加者の皆様が楽しめるようおもてなしいたします。